Comment domicilier une entreprise en ligne : les règles à savoir

Bien plus qu’une simple formalité, la domiciliation consiste à choisir une adresse sociale à votre entreprise. Vous avez l’embarras du choix. Vous pouvez par exemple domicilier votre société chez le dirigeant, comme il est possible de choisir un local professionnel. Si aucune de ces deux solutions ne vous intéresse, alors optez pour la domiciliation en ligne. De quoi s’agit-il réellement ? Quelles sont les règles à respecter ? Comment domicilier une entreprise en ligne ?

Qu’est-ce que la domiciliation en ligne ?

La domiciliation en ligne consiste à recourir aux services d’une société de domiciliation. Celle-ci propose une adresse sociale à votre entreprise. Elle vous offre aussi d’autres prestations, comme la rédaction de factures ou de devis, le standard téléphonique, etc. Son intervention s’adresse aussi bien aux entreprises individuelles qu’aux sociétés (SA, SARL, SAS, EURL, SNC, SASU…).

Avant d’effectuer ses activités, la société de domiciliation doit d’abord obtenir un agrément préfectoral. Cet acte administratif assure la qualité de ses prestations. Il lui permet aussi de recevoir une immatriculation au registre des commerces et des sociétés.

La domiciliation en ligne présente de nombreux avantages, tels que le :

• Service abordable

• Contrat flexible par rapport au bail

• Adresse prestigieuse

• Gain de temps

• Protection de l’adresse du dirigeant

Dès que vous optez pour la domiciliation, le local commercial et le siège social resteront différents. Par conséquent, vous ne possédez pas de bureaux administratifs au sens strict du terme.

Comment trouver une société de domiciliation ?

Pour domicilier votre entreprise en ligne, commencez par choisir le domiciliataire. Pour vous orienter, engagez la meilleure société en vous basant sur 4 critères.

Le premier est la qualité de l’offre. Le domiciliataire doit vous proposer plusieurs adresses vous offrant l’embarras de choix. À part les adresses dans les grandes villes, il doit mettre à votre disposition un catalogue d’adresses dans les bans-lieux. À vous de choisir.

Les prestations supplémentaires représentent le second élément à considérer. En plus du service de domiciliation, la société doit vous proposer des services annexes facilitant la gestion de votre entreprise. Il peut s’agir d’une assistance juridique, comme il peut concerner la location de lieu de réunion. Choisissez donc en fonction de vos besoins.

Avant de signer un contrat de domiciliation, référez-vous à la durée de l’engagement. Il s’agit du troisième élément à considérer. Normalement, votre accord doit durer 3 mois. Mais, la société peut vous proposer un délai plus long. Dans ce cas, assurez-vous qu’il soit bien inscrit dans le contrat.

Quant au dernier élément, il concerne le tarif. Le coût est généralement compris mensuellement entre 10 à 100 euros hors taxes. Il varie néanmoins en fonction du statut juridique de l’entreprise, du lieu d’adresse et des services supplémentaires.

Dans tous les cas, la meilleure façon de trouver le bon prestataire est de faire une comparaison. Vous pouvez comparer plusieurs entreprises. Sélectionnez ensuite 2 à 3 domiciliataires remplissant vos critères. Choisissez ensuite l’offre la plus avantageuse.

Quelles sont les étapes de la domiciliation en ligne ?

Après avoir choisir la société domiciliataire répondant à vos besoins, continuez les démarches en suivant les étapes suivantes :

La sélection de la bonne adresse

La société de domiciliation vous laisse généralement choisir parmi plusieurs adresses. Votre choix doit se tourner vers celle qui améliore la visibilité de votre entreprise. N’oubliez pas non plus le côté pratique. Choisissez une adresse à proximité de votre local professionnel.

Le remplissage du formulaire

Le domiciliataire vous invite à fournir des informations sur votre entreprise. Les renseignements sont nécessaires afin de faciliter la procédure. Ils concernent par exemple :

• le statut ;

• les dirigeants ;

• la durée de l’engagement ;

• Etc.

Vous l’aurez compris, la communication de toutes ces informations intervient avant la signature du contrat avec la société domiciliataire.

La définition des termes du contrat

Définir les termes du contrat consiste à déterminer ses éléments constitutifs. À part l’adresse de domiciliation, vous devez convenir avec la société domiciliataire les autres prestations supplémentaires à insérer dans l’accord. Il peut s’agir de la gestion du courrier ou encore du standard téléphonique.

Durant cette étape, définissez également la fréquence de réexpédition de vos courriers. Vous êtes libre d’opter pour le délai adapté à vos besoins. Certaines entreprises préfèrent par exemple recevoir leurs courriers toutes les semaines, tandis que d’autres souhaitent les avoir tous les mois.

Et enfin, fixez ensemble avec la société domiciliataire la durée de l’engagement. Le délai peut s’étaler de 3 mois à plusieurs années. L’essentiel est de choisir celui correspondant à vos attentes.

La signature du contrat

Une fois les termes de l’accord définis, passez ensuite à l’étape finale. Celle-ci consiste à signer le contrat en y apposant votre signature électronique.

Avant de signer le contrat, n’hésitez pas à lire attentivement ses dispositions. Vous devez scruter chaque article afin d’éviter les éventuels conflits.

Après vérification et signature, vous obtenez en ligne la version finale du contrat de domiciliation. Ce dernier fera ainsi partie des documents à fournir lors de l’immatriculation de votre entreprise au RCS.