Dolibarr est un ERP/CRM open source dont le code source est distribué gratuitement sous licence libre. La version communautaire téléchargeable sur dolibarr.org est utilisable en production sans paiement de licence, y compris pour une utilisation commerciale. Cette gratuité couvre le logiciel lui‑même et la liberté d’adapter le code, mais elle n’inclut pas les services associés comme l’hébergement, la maintenance, les sauvegardes ou le support professionnel.
Que comprend la version gratuite ?
La version communautaire propose une large gamme de modules fonctionnels : gestion des tiers, facturation, devis, commandes, produits, gestion de stock basique, CRM, suivi des projets et comptabilité simplifiée selon les extensions. Le code source permet la personnalisation, l’ajout de modules tiers et l’intégration avec d’autres outils. En revanche, il n’y a pas de SLA formel, pas d’hébergement managé ni de garantie de support technique avec la seule version gratuite.
Coûts annexes à prévoir, même si le logiciel est gratuit
Utiliser Dolibarr sans frais de licence ne signifie pas absence de coût. Plusieurs postes sont à prendre en compte :
- Hébergement : VPS, serveur dédié ou service cloud selon le nombre d’utilisateurs et la charge attendue.
- Sécurité : certificats TLS (Let’s Encrypt possibles), firewall, mises à jour de PHP et de la base de données.
- Sauvegardes et reprise d’activité : solution de sauvegarde automatisée, tests de restauration et plan de continuité.
- Maintenance et support : temps d’une ressource interne ou prestation d’un prestataire externe pour gérer mises à jour et incidents.
- Modules payants : certains modules tiers ou développements sur mesure peuvent être facturés.
Auto‑hébergement vs SaaS : avantages et inconvénients
Auto‑hébergement (contrôle et économies potentielles)
L’auto‑hébergement donne le contrôle total des données, de la configuration et des extensions. Pour une structure disposant d’une compétence IT interne, cela peut réduire les coûts récurrents. En revanche, l’organisation assume la responsabilité de la sécurité, des mises à jour, des sauvegardes et de la continuité de service. Les coûts cachés proviennent souvent du temps passé par les équipes internes et du risque lié à une mauvaise configuration.
SaaS (confort et SLA)
Le SaaS payant externalise l’exploitation : hébergement, mises à jour, sauvegardes et support sont gérés par le fournisseur. C’est une solution intéressante pour les structures sans équipe IT ou qui exigent des garanties de disponibilité. L’inconvénient principal est le coût récurrent, et parfois la dépendance au fournisseur. Avant de choisir, il faut vérifier les options d’exportation et la portabilité des données.
Checklist technique pour décider
Voici une liste pratique pour évaluer si l’auto‑hébergement est approprié :
- Existe‑t‑il une personne ou une équipe capable d’installer et maintenir un serveur LAMP/LEMP ?
- Disposez‑vous d’un plan de sauvegarde et de restauration testé régulièrement ?
- Les données traitées sont‑elles sensibles (données personnelles, financières) exigeant conformité RGPD et mesures de sécurité renforcées ?
- Quel niveau de disponibilité est requis (SLA) et quel coût êtes‑vous prêt à accepter pour l’atteindre ?
- Avez‑vous besoin de modules payants ou d’intégrations qui rendent le SaaS plus simple à gérer ?
Estimation du coût total de possession (TCO)
Les valeurs peuvent varier fortement selon le profil. À titre indicatif sur un an :
| Profil | Auto‑hébergement (€/an) | SaaS sécurisé (€/an) |
|---|---|---|
| Association 1–2 utilisateurs | 60–400 | 180–700 |
| Artisan 1–5 utilisateurs | 120–1 200 | 240–1 200 |
| PME 5–50 utilisateurs | 600–10 000 | 1 800–15 000 |
Ces ordres de grandeur incluent hébergement, sauvegardes, et une estimation du temps de maintenance interne. Pour 3 ans, multipliez par 2,5 à 3 en tenant compte de la croissance des besoins et d’un budget pour évolutions fonctionnelles.
Aspects juridiques et conformité
Lorsque vous hébergez vous‑même, la responsabilité du traitement des données et de la conformité RGPD vous incombe. Le recours à un SaaS implique de vérifier le contrat, l’hébergement des données, les sous‑traitants et les mesures de sécurité. Demandez les documents de conformité, les politiques de sauvegarde, et les procédures en cas de faille de sécurité.
Conseils pratiques avant de vous lancer
- Testez la version communautaire sur un serveur de test ou en local pour valider l’adéquation fonctionnelle.
- Si vous envisagez le SaaS, demandez une période d’essai et vérifiez l’exportabilité complète des données.
- Planifiez une politique de sauvegarde et un processus de mise à jour régulier si vous auto‑hébergez.
- Considérez un audit rapide par un prestataire si vos données sont sensibles ou si la disponibilité est critique.
En conclusion, Dolibarr est bien gratuit au sens du logiciel libre, mais la décision entre auto‑hébergement et SaaS doit se fonder sur vos compétences techniques, vos exigences de disponibilité et votre budget global. Pour une petite structure avec des compétences techniques, l’auto‑hébergement peut rester très rentable. Pour une organisation qui préfère déléguer exploitation et sécurité, le SaaS est souvent préférable malgré un coût récurrent.